Künstliche Intelligenz hält derzeit in nahezu jeder Organisation Einzug. Die Auswahl an Tools wächst rasant, die Erwartungen sind hoch. Doch viele Verantwortliche stellen fest: Obwohl neue Möglichkeiten entstehen, wird der Arbeitsalltag nicht automatisch einfacher. Der Grund dafür liegt oft nicht in der Technologie selbst. Vielmehr stellt sich die Frage, wie sich neue KI-Tools in bestehende Prozesse integrieren lassen. Denn der grösste Nutzen entsteht selten durch ein zusätzliches Werkzeug, sondern dort, wo KI direkt in der Fachanwendung zur Anwendung kommt und Mitarbeitende sie aktiv da nutzen können, wo sie Unterstützung benötigen.
Viele Organisationen stehen vor einer ähnlichen Situation: Neben den bestehenden Fachanwendungen kommen zusätzliche KI-Werkzeuge hinzu. Informationen werden zwischen verschiedenen Systemen übertragen und Mitarbeitende wechseln zwischen Anwendungen hin und her. Gleichzeitig stellen sich Fragen zu Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeiten. Dadurch entsteht häufig, was eigentlich vermieden werden sollte: zusätzliche Komplexität.
Der eigentliche Mehrwert von Anwendungen, die auf künstlicher Intelligenz beruhen, entsteht deshalb nicht durch möglichst viele Funktionen, sondern durch ihre nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe. KI sollte dort verfügbar sein, wo die Arbeit bereits stattfindet und nicht in einer zusätzlichen Anwendung.
Genau diesen Ansatz verfolgt die Diartis Solutions AG mit CASEnet. Die Fachlösung für Fallmanagement wird von Gemeinden, Kantonen, Institutionen und Organisationen genutzt, um Fälle in der Arbeit mit Menschen strukturiert zu erfassen, zu bearbeiten und zu dokumentieren.
Mit Momo wurde CASEnet um eine KI-basierte Assistentin erweitert, die Fachpersonen direkt innerhalb ihrer gewohnten Arbeitsumgebung unterstützt. Mitarbeitende können das KI-Tool Momo direkt bei der Fallführung nutzen und für verschiedene Prozessschritte darauf zurückgreifen. Wenn es darum geht, Berichte zu formulieren, Journaleinträge vorzunehmen, briefliche Korrespondenz zu verfassen oder Unterlagen zu finden. Die Fachperson bleibt in der Verantwortung, wenn es um Inhalte und Beurteilungen geht. Auch hier gilt: Momo liefert Unterstützung, übernimmt jedoch keine fachliche Verantwortung.
Diese enge Verzahnung von Fachprozess und KI-Anwendung macht den Unterschied. Mitarbeitende können darauf verzichten, Daten zu kopieren oder zusätzliche KI-Programme zu bedienen – sie haben alle Funktionalitäten direkt in ihrer Fallführungssoftware verfügbar, geschützt und sicher.
Die erfolgreichsten digitalen Lösungen entstehen selten rein konzeptionell. Sie entwickeln sich dort am stärksten, wo Technologie auf konkrete Herausforderungen aus dem Arbeitsalltag trifft. Gemeinsam mit der proarbeit AG hat die Diartis Solutions AG die digitale Assistentin in realen Anwendungsszenarien entwickelt. Die Erfahrungen der Mitarbeitenden der Kundin flossen direkt in die Weiterentwicklung ein. Dadurch entstand nicht einfach eine weitere KI-Anwendung, sondern erhalten Organisationen eine Lösung, die auf konkrete Anforderungen im Fallmanagement ausgerichtet ist.
Dieser enge Austausch zwischen Praxis und Entwicklung bzw. Kunde und Lieferantin ermöglichte es, Funktionen so bereitzustellen, dass sie tatsächlich einen Mehrwert schaffen.
Insbesondere in Organisationen, die mit sensiblen Personendaten arbeiten, reicht es nicht aus, dass eine KI leistungsfähig ist. Sie muss auch verantwortungsvoll eingesetzt werden können. Datenschutz, Informationssicherheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind zentrale Voraussetzungen für den erfolgreichen Einsatz von KI.
Deshalb hat die Diartis Solutions AG bei der Entwicklung von Momo besonderen Wert daraufgelegt, die digitale Assistentin direkt innerhalb der bestehenden Fachlösung zu integrieren. Für Organisationen bedeutet dies, dass sie die Vorteile künstlicher Intelligenz nutzen können, ohne zusätzliche Datensilos oder Schattenprozesse aufzubauen. Gerade für Behörden, Gemeinden, soziale Institutionen und Organisationen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance gewinnt dieser Aspekt zunehmend an Bedeutung.
Wenn Berichte schneller erstellt, Informationen einfacher aufbereitet und wiederkehrende Textarbeiten unterstützt werden, entsteht Zeit für Aufgaben, die sich nicht automatisieren lassen: Organisationen gewinnen Zeit für Gespräche, Beurteilungen, persönliche Begleitung – das heisst: für die Arbeit mit und für Menschen. Darin liegt der grösste Mehrwert der integrierten KI-Lösung: Sie bietet administrative Entlastung und schafft den Fachpersonen so Freiräume für ihre inhaltliche Tätigkeiten.
Die Frage ist nicht, ob künstliche Intelligenz eingesetzt wird. Die entscheidende Frage lautet, wie sie eingesetzt wird. Organisationen profitieren dann am meisten von KI-Anwendungen, wenn diese nahtlos in bestehende Fachprozesse integriert wird und Mitarbeitende dort unterstützt, wo ihre Arbeit stattfindet. Mit der digitalen Assistentin Momo zeigt die Diartis Solutions AG, wie dieser Ansatz in einer modernen Fallmanagement-Lösung gelingt: praxisnah, datenschutzorientiert und gemeinsam mit innovativen Kunden entwickelt.