Factures, polices d'assurance, rappels – des milliers d'exemplaires à envoyer chaque mois. Le processus de distribution passe par plusieurs systèmes et prestataires, avec des étapes manuelles à chaque transfert. Pour les expéditeurs à volume élevé, il ne s'agit pas d'un détail, mais d'une question de processus qui a un impact direct sur les coûts et la qualité.
Les assurances, les caisses d'assurance maladie et les fournisseurs d'énergie envoient périodiquement de grandes quantités de correspondance. Une partie doit être livrée physiquement, une autre peut être livrée en mode numérique. La manière dont les organisations parviennent à intégrer ces deux aspects dans un processus continu détermine leur efficacité, leur taux d'erreur et leur conformité.
Les organisations qui envoient des milliers de documents chaque mois ont besoin d'un processus qui traverse l'ensemble de l'entreprise: du système métier à la préparation et à l'impression, jusqu'à la livraison. Tant que ce processus est géré par des systèmes distincts, il prend du temps, mobilise du personnel et génère des erreurs à chaque transfert. Pour les assurances, les caisses d'assurance maladie, les fournisseurs d'énergie et les prestataires de services financiers, il ne s'agit pas d'un sujet marginal, mais d'un poste de coûts important.
Une partie de la correspondance doit être livrée physiquement pour des raisons légales – polices d'assurance, décisions, rappels. Une autre partie pourrait être livrée en mode numérique, car les clients s'y attendent. Les organisations qui gèrent ces deux mondes séparément ont deux processus parallèles. C'est précisément cette coexistence du physique et du numérique qui rend la numérisation difficile et qui détermine si elle réussit.
La manière dont la distribution physique et la distribution numérique peuvent être combinées aujourd'hui est décrite dans l'article Lettre hybride: le courrier commercial tel qu'il fonctionne aujourd'hui.
La question centrale n'est pas «numérique ou physique», mais plutôt: comment peut-on gérer les deux dans un processus continu sans remplacer les systèmes métier existants? Au lieu de construire en interne les capacités d'envoi et de numérisation, de nombreuses organisations externalisent l'exécution à un partenaire spécialisé et conservent le contrôle dans leur propre système.
C'est là que le Hub ePost intervient: l'organisation transmet ses données d'envoi depuis ses applications existantes, ePost s'occupe de la préparation, de l'impression et de la livraison – numérique ou physique, selon le destinataire. Le processus reste unique, mais le contrôle reste interne.
Si vous souhaitez lancer l'envoi non pas via une plateforme, mais directement depuis votre ERP, votre système de facturation ou votre système métier, vous pouvez utiliser ePost oneAPI comme alternative au Hub basée sur l'API. L'objectif reste le même: un envoi continu et indépendant du canal.
Le succès de la numérisation de l'envoi en nombre dépend moins des fonctions individuelles que de quelques questions fondamentales:
L'article suivant explique pourquoi l'intégration dans les systèmes existants est la clé du succès: Pas de système parallèle, pas de surcoûts – si l'intégration est bien réalisée
La SGV compte plus de 70 000 clients et envoie chaque année des milliers de polices, de factures et de décisions – dont beaucoup sont encore envoyées sur papier pour des raisons de conformité. L'envoi actuel est complexe et n'est pas entièrement automatisé. La SGV cherchait un moyen de gérer l'envoi physique de manière numérique sans remplacer son système informatique existant.
Aujourd'hui, la SGV gère l'ensemble de ses envois via le Hub ePost – aussi bien les envois en nombre que les documents individuels. La préparation, l'impression et la livraison sont automatisées, et l'application métier reste à la tête du processus.
Le CIO a retenu trois points essentiels: une plateforme flexible que la SGV peut adapter elle-même, une interface qui s'adapte au système existant et non l'inverse, et le coût. Après la mise en œuvre, la SGV a connecté une deuxième application de manière autonome – signe que la solution fonctionne dans la pratique.
Lisez l'intégralité de l'étude de cas «Comment la SGV utilise le Hub ePost».
La numérisation de l'envoi en nombre n'est pas une question d'outils individuels, mais de conception de processus: créer un flux continu, garder le contrôle, garantir la conformité et la souveraineté des données. C'est là qu'il faut intervenir pour réduire à la fois les coûts et le taux d'erreur.