Les formulaires numériques sont pratiques: il suffit de les remplir, de les télécharger et de les envoyer. Toutefois, que se passe-t-il si le fait d’avoir «soumis en ligne» n’est pas juridiquement valable? Si les délais sont échus? Ou s’il reste des incertitudes sur ce qui a été reçu et à quel moment? Un exemple tiré du quotidien administratif montre qu’il existe souvent une différence fondamentale entre ce qui est pratique au format numérique et ce qui est juridiquement contraignant. Et c’est précisément cet aspect qui gagne en importance pour les administrations suisses.
Anna Keller est assise à la table de la cuisine, tard le soir. Devant elle se trouve une décision du service de l’urbanisme. Elle avait 30 jours pour y faire opposition et c’est aujourd’hui le dernier jour avant que le délai n’arrive à échéance. Anna tape son courrier, consulte le site web du service de l’urbanisme et trouve rapidement un formulaire de contact général. Elle joint le fichier, clique sur «Envoyer» et le tour est joué. Quelques secondes plus tard, une confirmation automatique lui parvient par e-mail. Anna peut enfin respirer. Son courrier a bien été envoyé. Trois semaines plus tard, elle apprend que l’opposition est considérée comme n’étant pas juridiquement valable, car la confirmation ne contient pas d’horodatage fiable, ni de copie du contenu. Le canal n’a jamais été conçu pour recevoir de manière juridiquement sûre une requête assortie d’un délai. À ce moment-là, elle réalise que «envoyé» ne signifie pas automatiquement «reçu».
Dans de nombreuses administrations, la communication numérique fait depuis longtemps partie du quotidien: de nombreuses questions peuvent être clarifiées facilement via des formulaires de contact, des messageries électroniques ou des champs de téléchargement. Mais comme souvent, le diable se cache dans les détails. En effet, la situation se complique quand une requête a des effets juridiques, c’est-à-dire s’il est question de délais, de droits, d’obligations et de preuves – comme dans le cas d’Anna, qui pensait que tout était réglé après avoir cliqué sur «Envoyer».
Pour les autorités aussi, de tels scénarios génèrent du travail supplémentaire. Les requêtes sont transmises via différents canaux, comme la messagerie électronique, le formulaire de contact ou un champ de téléchargement. Savoir qui a soumis quoi est complexe ou nécessite beaucoup de ressources. Et en cas de litige, la recherche de preuves est fastidieuse. Non parce que les gens ne travaillent pas consciencieusement, mais parce que le canal ne le permet pas.
La plupart des formulaires en ligne mis à disposition par les autorités ont été créés comme un canal de service simplifié et proche des citoyens, ce qui est une bonne chose. Cependant, ils ne sont souvent pas conçus pour assurer qu’une requête puisse être transmise de manière sécurisée et que la réception puisse être prouvée.
Dans le canton de Zurich, c’est la révision partielle de la loi sur la procédure administrative (VRG) qui sert à présent de fondement en la matière. Elle ouvre la voie pour qu’il soit désormais possible d’exécuter des actes de procédure par voie électronique et de manière juridiquement valable. À partir du 1er janvier 2027, conformément au champ d’application de la VRG, les avocats auront en outre l’obligation d’accomplir les actes de procédure par voie électronique.
L’ordonnance sur la communication électronique dans le cadre de procédures administratives (Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren, VEVV) règle ce que cela signifie concrètement au quotidien et traduit le principe en exigences claires. Par ailleurs, elle explique pourquoi un formulaire de contact normal ne suffit souvent pas.
Important: la VRG et la VEVV sont juridiquement valables dans le canton de Zurich. Néanmoins, elles peuvent être utiles à titre d’orientation également pour d’autres cantons. En effet, les questions pratiques sont les mêmes partout. Comment faire parvenir une requête aux autorités en toute sécurité? Comment prouver que la requête a vraiment été reçue? Et comment éviter les litiges avant qu’ils ne surviennent?
En fin de compte, il ne s’agit pas ici de technologie, mais de fiabilité. L’idée est que la requête numérique parvienne à destination de manière à ce que les deux parties puissent s’y fier.
Pour faire simple, trois éléments doivent être réunis: premièrement, un canal de transmission sécurisé. Les documents confidentiels ne doivent pas être laissés à la vue de tout le monde et personne ne doit pouvoir changer quoi que ce soit en cours de traitement. Deuxièmement, une attribution claire. Il doit être possible de voir qui a soumis la requête et à quel service elle a été transmise. Troisièmement, un justificatif faisant état de l’heure et du contenu. Ce point protège les deux parties concernées par la procédure.
«J’ai pourtant tout fait juste» se heurte à «Ce n’est malheureusement pas valable». Ce malentendu montre que les offres numériques façonnent les attentes. Lorsqu’un formulaire est visiblement la voie indiquée pour soumettre une requête, il est considéré comme un canal obligatoire. Du point de vue de l’administration, il est donc essentiel de concevoir des points d’entrée appropriés dans le cadre de procédures. Cela allège les processus, évite les litiges concernant les délais et prépare à l’adoption de réglementations similaires à celles attendues dans d’autres cantons.
Les formulaires numériques constituent un outil efficace. Toutefois, dans le cadre de procédures, il ne suffit pas d’«envoyer». Il faut un système de réception sécurisé, qui prouve que le contenu envoyé a vraiment été reçu. De cette manière, la requête d’Anna ne disparaîtra plus dans un canal peu clair. Tenir compte de cet aspect suffisamment tôt permet non seulement de protéger les délais et les données, mais aussi de rendre l’administration numérique fiable.