L’une des principales difficultés de la gestion du courrier électronique est la traçabilité : qui a reçu quoi et quand ? Et que se passe-t-il si une personne n’a pas de boîte aux lettres numérique ?
Transparence du canal de livraison
Des plateformes modernes comme ePost SmartSend indiquent déjà avant l’envoi quel canal de communication est le plus approprié pour la personne à qui l’on veut envoyer un message. Après l’envoi, le parcours de livraison est traçable à tout moment dans le monitoring. Des preuves de livraison numériques, notamment des confirmations de réception et d’ouverture, sont disponibles pour le contrôle des délais.
Livraison en cascade comme filet de sécurité
Ce qui est important pour les autorités : aucune livraison ne doit rester sans suite. Si la distribution numérique n’est pas possible, l’envoi physique est automatiquement effectué. Si un courrier électronique livré numériquement n’est pas ouvert, des procédures d’escalade définies peuvent être déclenchées, par exemple des rappels via d’autres canaux. Cela donne aux autorités une base juridique fiable même en cas de boîte aux lettres numérique inactive.
Vitesse de livraison
La livraison numérique se fait généralement en quelques secondes. Pour l’envoi physique, A-Post est généralement livré le jour ouvrable suivant, au plus tard le surlendemain.
La question du bon canal n’est pas une question technique, mais une question stratégique et juridique. Tous les envois ne présentent pas les mêmes exigences en matière de preuve et de sécurité.
E-mail: utile pour la communication informelle
L’E-mail reste un outil de travail utile pour la prise de rendez-vous, les demandes de renseignements et la communication d’accompagnement. Elle n’est toutefois juridiquement que partiellement recevable pour les communications administratives formelles – décisions, rappels, mises en demeure, convocations – car l’adresse de l’expéditeur peut être falsifiée, il n’existe pas de preuve de distribution numérique standardisée et l’identité du destinataire n’est pas systématiquement vérifiée.
Lettre numérique: pour les communications administratives nécessitant une preuve
La lettre numérique est conçue comme un processus de distribution numérique structuré : l’expéditeur et le destinataire sont vérifiés, la date de distribution est documentée, le document est muni d’un sceau électronique selon ZertES. En cas de litige, cela réduit considérablement le risque de procédure.
Pour les directions des autorités, il est recommandé d’établir une directive interne de distribution qui définit clairement quel canal est autorisé pour quel type de document.
La question des coûts est souvent posée de manière trop étroite, à savoir comme un simple comparatif de prix d’affranchissement. Si l’on prend en compte l’ensemble des coûts, on obtient une image plus nuancée.
La distribution numérique est moins chère que l’envoi physique. Les coûts varient en fonction du volume, du format et des éventuels services supplémentaires tels que les recommandés. Mais il est important de noter que l’externalisation de l’impression, de l’affranchissement et de la distribution permet d’économiser des ressources internes. En outre, la sécurité juridique a un prix : les erreurs de délai et les distributions répétées peuvent coûter plus cher que l’économie réalisée sur les frais d’affranchissement.
Le calculateur de prix d’ePost offre une première orientation.
La numérisation de l’envoi physique n’est pas seulement une question technique, mais aussi organisationnelle. L’envoi doit-il être centralisé ou décentralisé ? Qui a quelles autorisations ?
Centralisé ou décentralisé : les deux modèles sont possibles
Les autorités peuvent choisir entre une centrale d’envoi et une utilisation décentralisée par des employés individuels. En règle générale, une structure organisationnelle avec des administrateurs et des administratrices est mise en place pour gérer les utilisateurs et les autorisations. Un compte est ouvert pour chaque commune, voire pour chaque service, si nécessaire.
Courriers en série et envois en nombre
Les courriers en série sont traités individuellement et par personne, y compris la livraison et le suivi individuels. Dans le domaine numérique, il n’y a pas de limite de pages (taille du lot max. 100 Mo), dans le domaine physique, il est possible d’imprimer jusqu’à 60 pages pour un document recto ou 120 pages pour un document recto-verso.
Les autorités travaillent souvent avec des documents signés juridiquement contraignants. Il faut savoir que la signature électronique qualifiée (SEQ) perd son effet juridique lors de l’impression. Pour de tels documents, il existe deux options correctes : la distribution numérique – recommandée pour les SEQ – ou l’envoi physique avec un document signé à la main.
Une des questions organisationnelles les plus fréquentes : dois-je tout reconstruire ou la solution s’intègre-t-elle dans les systèmes existants ?
Le Lettre numérique via ePost est intégré au Citizen-ERP de Swiss Post Digital Government et prend en charge l’envoi de documents sous forme numérique. Citizen offre en outre un accès intégré au suivi des envois. Pour ceux qui souhaitent également externaliser l’envoi physique, ils peuvent utiliser Swiss Post Digital Government comme canal complémentaire.
La numérisation ne doit pas se faire d’un seul coup. Une intégration progressive – avec des responsabilités et des niveaux d’escalade clairs – a fait ses preuves dans la pratique.
Les envois et les confirmations électroniques sont supprimés des bases de données du système de livraison hybride 90 jours après la livraison. Les fichiers stockés de manière décentralisée – sur le smartphone ou l’ordinateur de la personne destinataire – sont exclus de cette suppression. Les obligations de remise ou de conservation à l’égard des autorités de poursuite restent en vigueur.
La recommandation numérique est disponible et complète les options de livraison existantes par une variante formellement reconnue pour les envois particulièrement sensibles. Elle combine l'identification d'une personne avec une livraison juridiquement sécurisée – permettant ainsi de livrer des documents déclenchant des délais et juridiquement contraignants tels que des ordonnances de manière numérique et vérifiable.
La numérisation de la poste administrative n’est pas un interrupteur que l’on actionne – c’est un processus. La bonne nouvelle : les questions fondamentales de sécurité juridique, de notification, de coûts et d’intégration sont déjà résolues. Et les solutions peuvent être mises en place progressivement, sans bouleverser les processus existants.
Ce qui est crucial, c’est que les autorités clarifient les choses en interne : quel canal est responsable de quel type de documents ? Qui a quelles autorisations ? Et comment se déroule le processus d’escalade si un envoi n’est pas récupéré?