Fatture, polizze, solleciti di pagamento – ogni mese, in grandi volumi. La spedizione avviene attraverso diversi sistemi e fornitori, con passaggi manuali ad ogni trasferimento. Per gli speditori di grandi quantità non si tratta di un dettaglio, ma di una questione di processo che ha un impatto diretto sui costi e sulla qualità.
Le assicurazioni, le casse malattia e i fornitori di energia inviano periodicamente grandi quantità di corrispondenza. Una parte deve essere consegnata fisicamente, un'altra può essere consegnata in forma digitale. Il modo in cui le organizzazioni trasformano questa coesistenza in un processo continuo determina l'efficienza, il tasso di errore e la conformità.
Chi spedisce migliaia di documenti al mese gestisce un processo che attraversa l'intera organizzazione: dai sistemi specialistici alla preparazione e alla stampa, fino alla consegna. Finché questo processo si svolge attraverso sistemi separati, richiede tempo, impegna il personale e produce errori ad ogni trasferimento. Per le assicurazioni, le casse malattia, i fornitori di energia e i fornitori di servizi finanziari, non si tratta di un tema secondario, ma di un notevole blocco di costi.
Per motivi legali, una parte della corrispondenza deve essere consegnata fisicamente – polizze, disposizioni, solleciti di pagamento. Un'altra parte potrebbe essere consegnata in forma digitale, perché i clienti se lo aspettano. Chi gestisce i due mondi separatamente gestisce due processi paralleli. Proprio questa coesistenza di fisico e digitale rende la digitalizzazione complessa – e determina se avrà successo o meno.
La domanda fondamentale non è «digitale o fisico», ma: come si possono gestire entrambi in un unico processo continuo, senza sostituire i sistemi specialistici esistenti? Invece di sviluppare internamente l'invio e la digitalizzazione, molte organizzazioni esternalizzano l'esecuzione a un partner specializzato e mantengono il controllo all'interno del proprio sistema.
Qui entra in gioco l'ePost Hub: l'organizzazione trasferisce i dati di invio dalle applicazioni esistenti, ePost si occupa della preparazione, della stampa e della consegna – in forma digitale o fisica, a seconda del destinatario. Il processo rimane uno solo, il controllo rimane interno.
Chi desidera avviare l'invio non tramite una piattaforma, ma direttamente dal sistema ERP, di fatturazione o specialistico, può utilizzare ePost oneAPI come alternativa al Hub basata su API. L'obiettivo rimane lo stesso: un invio continuo e indipendente dal canale.
Il successo della digitalizzazione degli invii di massa dipende meno dalle singole funzioni che da alcune questioni di principio:
L'articolo seguente spiega perché l'integrazione nei sistemi esistenti è determinante per il successo: Nessun sistema parallelo, nessun costo aggiuntivo – se l'integrazione è corretta
La SGV gestisce oltre 70 000 clienti e spedisce ogni anno migliaia di polizze, fatture e disposizioni – molte delle quali, per motivi di conformità, devono ancora essere inviate su carta. La spedizione precedente era complessa e non completamente automatizzata. L'obiettivo era trovare un modo per gestire la spedizione fisica in forma digitale senza sostituire l'IT esistente.
Oggi la SGV gestisce l'intera spedizione tramite l'ePost Hub – sia gli invii di massa che i singoli documenti. La preparazione, la stampa e la consegna avvengono in automatico, l'applicazione specialistica rimane al comando.
Il CIO ha individuato tre fattori chiave: una piattaforma flessibile che consente alla SGV di apportare modifiche in autonomia; un'interfaccia che si adatta al sistema esistente, anziché viceversa; e i costi. Dopo l'implementazione, la SGV ha integrato autonomamente una seconda applicazione, segno che la soluzione funziona nella pratica.
Legga la storia di successo completa «Come la SGV utilizza l'ePost Hub».
La digitalizzazione degli invii di massa non è una questione di strumenti, ma di progettazione del processo: creare un flusso di lavoro continuo, mantenere il controllo, garantire la conformità e la sovranità dei dati. Chi adotta questo approccio riduce i costi e il tasso di errore.