Dans une administration dématérialisée, la protection des données et la sécurité juridique ne sont pas accessoires: elles constituent le fondement de la confiance de la population. Grâce à des solutions comme la Lettre numérique, les autorités et les entreprises peuvent rendre leurs processus plus efficaces tout en respectant les normes de sécurité les plus strictes. Le courrier numérique offre de nouvelles opportunités en termes d’efficacité et de proximité avec la population, tout en répondant aux exigences les plus élevées quant à un traitement des données sensibles conforme à la loi.
Le Conseil fédéral a décidé d’étendre le mandat de service universel de la Poste: désormais, cette dernière transporte également les lettres par voie numérique. Pour ce faire, elle met à disposition une infrastructure sécurisée permettant aux clientes et aux clients de déposer et de recevoir des lettres au format numérique. La clientèle privée utilise pour cela la Post-App; la clientèle commerciale peut, quant à elle, envoyer et recevoir des lettres directement via son logiciel commercial.
La Lettre numérique est simple d’utilisation: les entreprises et les autorités créent leurs courriers par voie numérique, les téléchargent sur la plateforme de communication ePost et déposent l’envoi par voie numérique. La Poste distribue la lettre directement au format numérique selon les souhaits de la ou du destinataire, ou se charge de l’impression, de la mise sous pli et de l’envoi postal.
La Lettre numérique présente différents éléments de sécurité qui la distinguent d’un e-mail. La cliente ou le client envoie la lettre à une adresse postale. Contrairement à un e-mail, l’expéditeur et le destinataire sont tous deux vérifiés – c’est-à-dire les personnes qui habitent à l’adresse postale indiquée – , ce qui empêche les tentatives d’escroquerie anonymes comme le «phishing». Un sceau électronique réglementaire garantit que la Lettre numérique est arrivée intègre et sans modifications. De plus, un horodatage qualifié indique l’heure de dépôt.
Toutes les données envoyées via la plateforme de communication ePost sont cryptées de bout en bout et sauvegardées dans des centres informatiques suisses certifiés. Seuls les destinataires peuvent consulter leurs documents: les membres du personnel de la Poste n’y ont pas accès. Les normes de sécurité les plus élevées sont garanties par des contrôles des accès stricts et la certification ISO 27001.
Mesures techniques et organisationnelles
Afin de garantir la protection des données et la sécurité juridique, des normes de sécurité claires sont nécessaires:
Pour une communication conforme à la loi, les autorités doivent pouvoir prouver à tout moment quand et comment les documents ont été distribués.
Avec la Lettre numérique et la plateforme de communication ePost, les entreprises et les institutions disposent d’un canal de distribution numérique sécurisé qui répond aux exigences en matière de protection des données, de preuve de distribution et d’intégrité des documents. La transition se fait aussi par étapes, comme dans le canton de Berne, où les factures d’acompte sont transmises par voie numérique alors que les décomptes finaux sont envoyés sous forme physique.
En tant que partenaire expérimentée et certifiée, la Poste soutient les autorités et les entreprises:
Les Lettres numériques offrent aux entreprises et aux institutions la possibilité de communiquer de manière efficace, de par la proximité avec la clientèle et dans le respect de normes de sécurité élevées. La protection des données et la sécurité juridique ne constituent pas des obstacles, mais sont des prérequis pour une transformation numérique réussie. Avec la Poste, l’administration publique bénéficie d’un partenaire solide alliant sécurité, fiabilité et innovation.