In einer digitalisierten Verwaltung sind Datenschutz und Rechtssicherheit keine Nebensache, sondern die Grundlage für das Vertrauen der Bevölkerung. Durch Lösungen wie den Digitalen Brief können Behörden und Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards einhalten. Der digitale Briefverkehr bietet neue Chancen für Effizienz und Bürgernähe – und entspricht gleichzeitig höchsten Anforderungen an den rechtskonformen Umgang mit sensiblen Daten.
Neu Teil der postalischen Grundversorgung
Der Bundesrat hat entschieden, den Grundversorgungsauftrag der Post zu erweitern: Neu transportiert die Post Briefe auch digital. Dafür stellt sie eine sichere Infrastruktur bereit, über die Kundinnen und Kunden Briefe digital aufgeben und empfangen können. Privatkundinnen nutzen dafür die Post-App, Geschäftskunden können Briefe direkt über ihre Geschäftssoftware verschicken und empfangen.
So funktioniert die digitale Briefzustellung
Die Nutzung des Digitalen Briefs ist einfach: Unternehmen und Behörden erstellen ihre Schreiben digital und laden diese in der ePost-Kommunikationsplattform hoch und geben die Sendung digital auf. Die Post stellt den Brief je nach Wunsch des Empfängers oder der Empfängerin direkt digital zu oder übernimmt den Druck, die Verpackung und den postalischen Versand.
Der Digitale Brief ist keine E-Mail
Der Digitale Brief weist verschiedene Sicherheitsmerkmale auf, die ihn von einer E-Mail unterscheiden. Der Kunde oder die Kundin verschickt den Brief an eine postalische Anschrift. Absender und Empfänger sind beide – im Gegenteil zu einem E-Mail – verifiziert, also jene Personen, die an der angegeben Postadresse wohnen. Das verunmöglicht anonyme Betrugsversuche wie beim «Phishing». Ein geregeltes elektronisches Siegel garantiert, dass der Digitale Brief echt und unverändert angekommen ist. Der qualifizierte Zeitstempel belegt den Annahmezeitpunkt.
Maximaler Schutz der Informationen
Über die ePost-Kommunikationsplattform werden alle Daten Ende-zu-Ende verschlüsselt verschickt und in zertifizierten Schweizer Rechenzentren gespeichert. Nur Empfängerinnen und Empfänger können ihre Dokumente lesen – Mitarbeitende der Post haben keine Einsicht in die Digitalen Briefe. Strenge Zugangskontrollen und die ISO-27001-Zertifizierung garantieren höchste Sicherheitsstandards.
Technische und organisatorische Massnahmen
Damit Datenschutz und Rechtssicherheit gewährleistet sind, braucht es klare Sicherheitsstandards:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Sensible Daten bleiben auf dem gesamten Übertragungsweg geschützt.
- Zugriffskontrollen und Berechtigungen: Nur autorisierte Personen können Daten einsehen oder bearbeiten.
- Sichere Übertragungsprotokolle: Kommunikation erfolgt über verschlüsselte Standards wie HTTPS oder S/MIME.
- Datenhaltung in der Schweiz: Alle Informationen werden in zertifizierten Schweizer Rechenzentren gespeichert – so bleibt die Datenhoheit gewahrt.
Transparenz und Nachweisbarkeit
Für eine rechtskonforme Kommunikation müssen Behörden jederzeit belegen können, wann und wie Dokumente zugestellt wurden.
- Zustellnachweise: Belegen den Versand, die Zustellung und den Empfang digitaler Schreiben.
- Integrität der Dokumente: Digitale Signaturen und Prüfmechanismen weisen die Unverändertheit der Inhalte nach.
- Rechtssichere Archivierung: Dokumente bleiben über Jahre hinweg verfügbar und fälschungssicher aufbewahrt.
Einfaches Tool
Mit dem Digitalen Brief und der ePost-Kommunikationsplattform steht Unternehmen und Institutionen ein sicherer, digitaler Zustellkanal zur Verfügung, der den Anforderungen an Datenschutz, Zustellnachweis und Dokumentenintegrität gerecht wird. Fortschritt geht auch schrittweise – wie im Kanton Bern, wo Akontorechnungen digital, Schlussabrechnungen jedoch physisch zugestellt werden.
Rolle der Post als vertrauenswürdiger Partner
Die Schweizerische Post unterstützt Behörden und Unternehmen als erfahrener und zertifizierter Partner:
- ePost ist ISO-27001-zertifiziert und erfüllt höchste Anforderungen an Informationssicherheit
- Die Post betreibt kritische Infrastrukturen für die sichere Kommunikation im öffentlichen Sektor
- Mit ihrer langjährigen Erfahrung in der Unternehmens- und Behörden-Kommunikation kennt die Post die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen genau
Fazit
Digitale Briefe bieten Unternehmen und Institutionen die Möglichkeit, effizient, kundennah und gleichzeitig hohen Sicherheitsstandards entsprechend zu kommunizieren. Datenschutz und Rechtssicherheit sind dabei keine Hindernisse, sondern Voraussetzungen für eine erfolgreiche digitale Transformation. Mit der Post steht der öffentlichen Verwaltung eine starke Partnerin zur Seite, die Sicherheit, Verlässlichkeit und Innovation vereint.
