Cosa cambia con la revisione
Con questa riforma, Zurigo apre la strada a una gestione interamente digitale delle procedure amministrative, sia per la cittadinanza sia per le aziende.
Ecco una panoramica delle principali novità:
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La popolazione e le aziende potranno tenere una corrispondenza digitale con qualsiasi autorità amministrativa.
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Ogni ente amministrativo dovrà mettere a disposizione almeno un canale digitale adeguato per la presentazione delle istanze.
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Tutto ciò che verrà inserito nel sistema o trasmesso tramite soluzioni digitali dovrà essere documentabile e rispettare le scadenze. Le decisioni prese con una procedura digitale potranno continuare a essere impugnate.
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Dal 1º gennaio 2027 le autorità amministrative collaboreranno solo in modalità digitale.
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Le istanze con obbligo di firma dovranno essere corredate di firma elettronica qualificata.
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Le autorità amministrative dovranno gestire gli atti in maniera principalmente digitale.
Con questa revisione l’amministrazione prende le distanze dai processi cartacei, puntando su soluzioni flessibili, trasparenti e al passo con i tempi.
Nuove aspettative in termini di trasparenza e sicurezza procedurale
Per gli enti amministrativi questi cambiamenti non si limitano alla semplice introduzione di un nuovo canale di comunicazione, ma significano molto di più. Le istanze digitali modificano infatti la gestione delle procedure: con la necessità di scadenze documentabili a livello digitale, l’esigenza di atti completi e coerenti e una comunicazione che deve svolgersi senza incontrare intoppi, in questo contesto la tracciabilità delle operazioni diventa sempre più importante. Ad aumentare sono anche le aspettative della popolazione: le persone desiderano avere la possibilità di inoltrare documenti online e seguire digitalmente lo stato delle procedure, senza più dipendere dai canali fisici. Si tratta di esigenze che possono essere soddisfatte solo con un’amministrazione digitale che offre soluzioni semplici, comprensibili e affidabili.
Comunicazione sicura: una nuova componente chiave
La digitalizzazione delle procedure amministrative non è solo una semplice questione organizzativa: i dati sensibili devono essere scambiati in sicurezza e tutti i requisiti legali devono essere pienamente soddisfatti. In questo contesto la base giuridica è rappresentata dall’ordinanza sugli atti procedurali elettronici nel procedimento amministrativo (VeVV), il documento che spiega quali caratteristiche deve avere un «canale elettronico adeguato». In tal senso, occorre ad esempio garantire la trasparenza in merito alle persone coinvolte, far sì che i dati siano protetti da accessi non autorizzati e poter risalire al momento della trasmissione e al contenuto di ogni istanza. Le normali e-mail non soddisfano questi requisiti, mentre le procedure amministrative digitali necessitano di soluzioni di comunicazione sicure, documentabili e adatte alla quotidianità.
Procedure elettroniche sicure: i vantaggi per le autorità e la cittadinanza
Queste novità creano un chiaro valore aggiunto per entrambe le parti.
Per le autorità
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Recapito a norma di legge di documenti sensibili senza interruzione mediale
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Prove affidabili per quanto concerne l’invio, gli accessi e l’apertura
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Integrazione semplice nei client di posta elettronica esistenti e nelle applicazioni specializzate
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Procedure digitali che funzionano senza complessi sistemi aggiuntivi
Per la cittadinanza
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Nessun portale, login aggiuntivi né ostacoli tecnici all’accesso
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Protezione dei dati personali grazie a un sistema di codifica efficace
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Soluzioni di comunicazione con l’amministrazione digitali, a misura di utente e adatte all’uso quotidiano
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Documentazione chiara sui documenti ricevuti e le scadenze rilevanti
Agire ora conviene: ecco perché non aspettare
Sebbene la riforma della legge sulla giurisdizione amministrativa (VRG) entrerà in vigore solo nel 2027, è consigliabile iniziare fin da subito a familiarizzare con le procedure di comunicazione digitale pensate per gli enti amministrativi. Una cosa è certa: Zurigo segna il punto d’inizio, di certo non quello finale. Su questa base, si può presupporre che altri Cantoni seguiranno il suo esempio, rendendo necessaria una graduale azione di armonizzazione sovraregionale. Le amministrazioni hanno ora la possibilità di sviluppare procedure digitali in modo strutturato, semplificare i processi e gestire la propria infrastruttura di comunicazione in modo da rafforzare a lungo termine l’efficienza, la trasparenza e l’affidabilità. Ciò presuppone canali di comunicazione digitali stabili e sicuri, in grado di soddisfare sia i requisiti di legge sia le aspettative della cittadinanza.
