Was sich mit der Revision verändert
Mit der Reform öffnet Zürich den Weg für eine vollständig digitale Abwicklung von Verwaltungsverfahren – sowohl für Bürgerinnen und Bürger als auch für Unternehmen.
Die wichtigsten Änderungen im Überblick:
- Bevölkerung und Unternehmen können mit jeder Verwaltungsbehörde den Schriftverkehr digital führen.
- Jede Verwaltungsbehörde muss mindestens einen geeigneten digitalen Kanal für Eingaben bereitstellen.
- Alles, was digital eingegeben oder zugestellt wird, muss nachgewiesen werden und fristgerecht sein. Entscheidungen, die im digitalen Verfahren getroffen werden, können auch weiterhin angefochten werden.
- Ab dem 1. Januar 2027 arbeiten Verwaltungsbehörden nur noch digital zusammen.
- Unterschriftspflichtige Eingaben müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.
- Verwaltungsbehörden müssen ihre Akten vorrangig digital führen.
Damit nimmt die Verwaltung Abstand von papiergebundenen Abläufen und setzt auf flexible, transparente und zeitgemäss gestaltbare Prozesse.
Neue Erwartungen an Transparenz und Verfahrenssicherheit
Dieser Wandel bedeutet für die Verwaltung mehr als nur die Einführung einer neuen Kommunikationsmöglichkeit. Digitale Eingaben verändern die Verfahrensführung. Es ist wichtig, dass man nachvollziehen kann, was passiert ist: Fristen müssen digital nachweisbar sein, Akten vollständig und konsistent vorliegen, und die Kommunikation muss ohne Probleme verlaufen. Die Erwartungen der Bevölkerung steigen. Die Bürger möchten Dokumente online einreichen und den Verfahrensstand im Internet nachvollziehen können. Sie möchten nicht mehr auf physische Wege angewiesen sein. Eine digitale Verwaltung kann das, wenn die Prozesse sicher, verständlich und zuverlässig sind.
Warum sichere Kommunikation zur Schlüsselkomponente wird
Die Digitalisierung von Verwaltungsverfahren ist mehr als nur eine Organisationsfrage. Sensible Daten müssen sicher ausgetauscht und alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Dafür gibt es die Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VeVV). Sie erklärt, was ein «geeigneter elektronischer Kanal» leisten muss. Dazu zählt, dass man sicher sein kann, wer die Beteiligten sind, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und dass man nachvollziehen kann, wann etwas eingegeben wurde und was darin steht. Normale E-Mails erfüllen diese Anforderungen nicht. Digitale Verwaltungsverfahren brauchen Kommunikationslösungen, die sicher, nachweisbar und für den Alltag geeignet sind.
Vorteile sicherer elektronischer Verfahren – für Behörden und Bürger
Hier entstehen klare Mehrwerte für beide Seiten:
Für Behörden
- Rechtssichere Zustellung sensibler Dokumente ohne Medienbruch
- Verlässliche Nachweise über Versand, Zugang und Öffnung
- Einfache Integration in bestehende E-Mail-Clients oder Fachanwendungen
- Digitale Verfahren, die ohne zusätzliche komplexe Systeme funktionieren
Für Bürgerinnen und Bürger
- Keine Portale, zusätzliche Logins oder technische Einstiegshürden
- Schutz persönlicher Daten durch starke Verschlüsselung
- Alltagstaugliche und verständliche digitale Kommunikation mit der Verwaltung
- Klare Dokumentation über erhaltene Unterlagen und relevante Fristen
Warum frühzeitiges Handeln jetzt sinnvoll ist
Auch wenn die VRG-Reform erst 2027 in Kraft tritt, empfiehlt es sich, sich bereits heute mit digitalen Kommunikationsverfahren in der Verwaltung auseinanderzusetzen. Es ist eindeutig: Zürich markiert den Anfang, nicht den Endpunkt. Es ist davon auszugehen, dass weitere Kantone folgen und mit ihnen überregionale Harmonisierungsschritte unumgänglich sind. Für Verwaltungen bietet sich die Möglichkeit, digitale Abläufe jetzt strukturiert aufzubauen, Prozesse zu vereinfachen und die eigene Kommunikationsinfrastruktur so zu gestalten, dass sie Effizienz, Transparenz und Verlässlichkeit langfristig stärkt. Dies setzt stabile und sichere digitale Kommunikationswege voraus, die sowohl den rechtlichen Anforderungen als auch den Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger gerecht werden.
