Ein Unternehmen wartet dringend auf Post vom IGE. Es geht um eine Markenanmeldung. Der Entscheid ist gefällt, das Schreiben bereit. Nun muss es schnell und sicher beim richtigen Empfänger ankommen. Und es muss klar nachvollziehbar sein, wann es zugestellt wurde. Was auf den ersten Blick nach einer einfachen Angelegenheit aussieht, ist in Wahrheit ein sensibler Prozess – und Alltag beim IGE. Das Institut ist die zentrale Anlaufstelle des Bundes für Angelegenheiten rund um geistiges Eigentum. Allein in der Abteilung Marken & Designs prüft das IGE jährlich rund 40 000 Gesuche und beurteilt zusätzlich etwa 600 Markenkonflikte. Dazu gehören nationale und internationale Markenanmeldungen ebenso wie Widersprüche und Löschungsanträge.
Hohe Anforderungen an Vertraulichkeit und Zustellungssicherheit
Das IGE schützt und verwaltet Werte, die für Unternehmen von besonderer wirtschaftlicher und strategischer Bedeutung sind. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an den Versand von verfahrensrelevanten Schreiben. Sie müssen vertraulich behandelt, fristgerecht und korrekt zugestellt und korrekt dokumentiert werden. Zu jedem Zeitpunkt muss sichergestellt sein, dass die sensiblen Informationen vor unautorisiertem Zugriff geschützt sind.
Digitale Zustellung mit Postgeheimnis
In der Vergangenheit verschickte das IGE verfahrensrelevante Schreiben ausschliesslich per klassischer Briefpost – unter dem Schutz des Postgeheimnisses. Mit der fortschreitenden Digitalisierung und dem schrittweisen Ausbau digitaler Services rund um Schutzrechte wollte das Institut Antragstellenden zusätzlich einen digitalen Empfangsweg anbieten und damit Verfahren einfacher und schneller machen.
Bei der Umsetzung ist das IGE an die Verordnung über die elektronische Übermittlung im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens, kurz VeÜ-VwV, gebunden. Sie gibt vor, unter welchen konkreten Bedingungen Behörden Dokumente digital übermitteln dürfen und macht unter anderem Vorgaben zum Schutz und zur Nachweisbarkeit. Diese Anforderungen schliessen klassische E-Mail-Dienste aus.
Nahtlose Integration in bestehende Abläufe
Dem IGE war darüber hinaus wichtig, dass der Kommunikationskanal für Kundinnen und Kunden ebenso wie für Mitarbeitende intuitiv bedienbar ist und sich einfach in die bestehenden Abläufe einbinden lässt – einschliesslich der Dokumenten- und Prozess-Software Domtrac. Denn ein Schreiben entsteht nicht losgelöst vom übrigen Ablauf. Es muss aus dem Verfahren heraus verschickt, dokumentiert und später sauber abgelegt werden können. Ziel war es folglich nicht, einfach einen zusätzlichen, digitalen Kanal anzubieten, sondern einen Weg zu schaffen, der den Verwaltungsalltag für alle Seiten erleichtert.
Elektronische Dokumentenzustellung im Markenverfahren
Die passende Lösung fand das IGE in IncaMail, dem zertifizierten E-Mail-Verschlüsselungsservice der Schweizerischen Post. Das Institut setzt den elektronischen Dienst heute in allen Markenverfahren ein. Dazu gehören Eintragungsverfahren für nationale und internationale Marken ebenso wie Widerspruchs- und Löschungsverfahren. Das heisst, entscheidet sich eine verfahrensführende Partei für die elektronische Zustellung und hat einen entsprechenden Antrag gestellt, erhält sie alle Schreiben digital – Verfügungen miteingeschlossen.
Rechtssichere Zustellung und lückenlose Nachvollziehbarkeit
Alle Inhalte werden geschützt übermittelt; und Empfängerinnen und Empfänger können ihre Schreiben sicher digital abrufen. Zudem wird der Versand rechtssicher dokumentiert und ist lückenlos nachvollziehbar. Gerade in Verfahren mit Fristen ist das wichtig, weil für alle Beteiligten klar sein muss, wann ein Schreiben zugestellt wurde.
Auch im Vergleich zum klassischen Postweg punktet der elektronische Versand:
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Schnellere Zustellung: Prüferinnen und Prüfer können Schreiben direkt nach einem Entscheid an die Adressaten zustellen. Das spart Zeit und verkürzt Rückmeldezyklen.
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Mehr Flexibilität: Die Empfängerinnen und Empfänger können Schreiben jederzeit und von überall abrufen. Sie erhalten dadurch schneller Gewissheit über Anträge ebenso wie über den Beginn oder Ablauf von Fristen.
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Einfache Archivierung: Das IGE stellt die Schreiben als durchsuchbare PDF in einem Format zu, das sich für die Langzeitarchivierung eignet. Ein zusätzlicher Schritt zur Aufbereitung für die Ablage entfällt.
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Weniger Aufwand: Die Verfahren laufen schneller und direkter mit den Antragstellenden. Gleichzeitig entlastet die elektronische Zustellung die internen Abläufe, weil Versand, Nachweis und Ablage eng miteinander verzahnt sind.
Digitalisierung ohne Kompromisse
Für das IGE ist die elektronische Zustellung von Schreiben in Markenverfahren ein wichtiger Schritt, der sich nahtlos in die Entwicklung hin zur digitalen Verwaltung einfügt. Er verbindet zentrale Anforderungen an digitale Verwaltungsprozesse: kompromisslosen Schutz von Inhalten, volle Rechtskonformität, hohe Praktikabilität und einfache Bedienbarkeit.
