Un’azienda sta aspettando con urgenza una lettera dell’IPI riguardante una registrazione del marchio. La decisione è stata presa, la lettera è pronta e ora deve arrivare alla giusta destinazione in modo rapido e sicuro. Anche la sua ricezione deve essere documentata chiaramente. Ciò che a prima vista sembra semplicissimo, in realtà è un processo delicato. Questa è la quotidianità presso l’IPI. L’istituto è il punto di contatto centrale della Confederazione per le questioni relative alla proprietà intellettuale. La sola sezione Marchi e design dell’IPI esamina ogni anno circa 40’000 domande e valuta circa 600 conflitti tra i marchi, tra cui registrazioni di marchi nazionali e internazionali, nonché opposizioni e richieste di cancellazione.
Elevati requisiti in termini di riservatezza e sicurezza del recapito
L’IPI protegge e gestisce valori di particolare importanza economica e strategica per le aziende. Di conseguenza, l’invio di lettere rilevanti ai fini della procedura è soggetto a requisiti stringenti. Le lettere devono essere trattate in modo confidenziale, recapitate in maniera corretta e puntuale e documentate nel modo giusto, garantendo in ogni momento che le informazioni sensibili siano protette da accessi non autorizzati.
Recapito digitale con segreto postale
In passato l’IPI inviava lettere rilevanti ai fini della procedura esclusivamente tramite la posta lettere classica, nel rispetto del segreto postale. Con la progressiva digitalizzazione e il graduale ampliamento dei servizi digitali relativi ai diritti di protezione, l’istituto voleva offrire ai richiedenti anche un canale di ricezione digitale, semplificando e velocizzando così le procedure.
Per l’attuazione l’IPI è vincolato all’Ordinanza sulla comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti amministrativi, in breve OCE-PA. Questa definisce le condizioni concrete in base alle quali le autorità possono trasmettere documenti in formato digitale e stabilisce, tra l’altro, le disposizioni in materia di protezione e tracciabilità. Questi requisiti escludono i classici servizi e-mail.
Integrazione diretta nei processi esistenti
Per l’IPI era inoltre importante che il canale di comunicazione fosse intuitivo sia per la clientela sia per il personale e che fosse facilmente integrabile nei processi esistenti, incluso il software per documenti e processi Domtrac. Una lettera, infatti, non nasce indipendentemente dal resto della procedura. Deve poter essere spedita, documentata e in un secondo momento archiviata in modo chiaro. L’obiettivo non era quindi offrire semplicemente un canale digitale aggiuntivo, bensì creare un percorso che semplificasse l’attività amministrativa quotidiana per tutte le parti.
Recapito elettronico di documenti nella procedura di marchio
L’IPI ha trovato la soluzione giusta in IncaMail, il servizio certificato di codifica delle e-mail della Posta. Oggi l’istituto utilizza il servizio elettronico in tutte le procedure relative ai marchi, come quelle per la registrazione di marchi nazionali e internazionali e le procedure di opposizione e cancellazione. Ciò significa che, se una parte che gestisce la procedura decide di optare per il recapito elettronico e ha presentato la relativa domanda, riceverà tutte le lettere in formato digitale, incluse le decisioni.
Recapito conforme alla legge e tracciabilità completa
Tutti i contenuti vengono trasmessi in modo protetto e le persone destinatarie possono richiamare le proprie lettere in modo sicuro e digitale. Inoltre, l’invio viene documentato in modo conforme alla legge ed è perfettamente tracciabile. Questo è importante soprattutto nelle procedure con scadenze, perché per tutti i soggetti coinvolti deve essere chiaro quando una data lettera è stata recapitata.
Rispetto al canale postale classico, la spedizione elettronica ha riportato ottimi risultati:
- Recapito più rapido: il personale addetto alla verifica può recapitare le lettere alle persone destinatarie direttamente dopo una decisione, risparmiando tempo e riducendo i cicli di feedback.
- Maggiore flessibilità: le persone destinatarie possono consultare le lettere in qualsiasi momento e ovunque si trovino. In questo modo acquisiscono certezze sulle domande e sulla decorrenza o sulla scadenza dei termini in tempi più rapidi.
- Archiviazione semplice: l’IPI recapita le lettere in formato PDF ricercabile, adatto all’archiviazione a lungo termine. Viene così meno un ulteriore passaggio di preparazione all’archiviazione.
- Meno oneri: le procedure si svolgono in modo più rapido e diretto con le persone richiedenti. Allo stesso tempo, il recapito elettronico alleggerisce i processi interni, poiché spedizione, prova e archiviazione sono strettamente correlati.
Digitalizzazione senza compromessi
Per l’IPI il recapito elettronico di lettere nelle procedure che riguardano i marchi è un passo importante che si inserisce perfettamente nello sviluppo verso l’amministrazione digitale. Combina i requisiti fondamentali dei processi amministrativi digitali: protezione dei contenuti senza compromessi, piena conformità di legge, elevata praticabilità e facilità d’uso.
