Une entreprise attend de toute urgence un courrier de l’IPI. Il s’agit d’un dépôt de marque. La décision est prise, le courrier prêt. Il doit maintenant parvenir rapidement et en toute sécurité au bon destinataire. Et il doit être possible de savoir clairement quand il a été distribué. Ce qui peut sembler simple à première vue est en réalité un processus sensible – et le quotidien de l’IPI. L’institut est l’interlocuteur de la Confédération pour toutes les questions relatives à la propriété intellectuelle. Rien que dans la section Marques & Designs, l’IPI examine chaque année près de 40 000 demandes et tranche en plus environ 600 conflits de marques. Entrent également dans ce cadre les demandes de dépôt de marques nationales et internationales ainsi que les oppositions et les demandes de radiation.
Exigences élevées en matière de confidentialité et de sécurité de la distribution
L’IPI protège et gère des valeurs qui revêtent une importance économique et stratégique particulière pour les entreprises. Les exigences en matière d’envoi de courriers relatifs à la procédure sont d’autant plus élevées. Ces courriers doivent être traités de manière confidentielle, distribués dans les délais et correctement documentés. Il convient de s’assurer à tout moment que les informations sensibles sont protégées contre tout accès non autorisé.
Distribution numérique avec secret postal
Par le passé, l’IPI envoyait les courriers relatifs à la procédure exclusivement par voie postale, dans le respect du secret postal. Avec l’essor du numérique et l’extension progressive des services numériques en matière de droits de protection, l’institut voulait en outre proposer aux requérants un mode de réception numérique tout en simplifiant et en accélérant les procédures.
Lors de la mise en œuvre, l’IPI est lié par l’Ordonnance sur la communication électronique dans le cadre de procédures administratives (OCEI-PA). Cette ordonnance fixe les conditions concrètes dans lesquelles les autorités peuvent transmettre des documents par voie numérique et édicte notamment des directives en matière de protection et de traçabilité. Ces exigences excluent les services de messagerie électronique classiques.
Intégration parfaite dans les processus existants
En outre, l’IPI tenait à ce que le canal de communication soit intuitif pour la clientèle comme pour le personnel et qu’il puisse être facilement intégré dans les processus existants, y compris dans le logiciel de documents et de processus Domtrac. En effet, un courrier n’est pas créé indépendamment du reste de la procédure. Il doit pouvoir être envoyé, documenté et ensuite archivé proprement à partir de la procédure. L’objectif n’était donc pas de proposer simplement un canal numérique supplémentaire, mais de créer un moyen facilitant le quotidien administratif pour toutes les parties.
Distribution électronique de documents dans le domaine des marques
L’IPI a trouvé la solution appropriée dans IncaMail, le service de chiffrement d’e-mails certifié de la Poste. Aujourd’hui, l’institut utilise le service électronique dans toutes les procédures des marques, y compris pour l’enregistrement de marques nationales et internationales, les procédures d’opposition et de radiation. Autrement dit, si une partie à la procédure opte pour la distribution électronique et a déposé une demande en ce sens, elle reçoit tous les courriers par voie numérique, y compris les décisions.
Distribution juridiquement sûre et traçabilité sans faille
Tous les contenus sont transmis de manière sécurisée et les destinataires peuvent consulter leurs courriers par voie numérique en toute sécurité. De plus, l’envoi est documenté de manière juridiquement sûre et est traçable sans faille. C’est particulièrement important dans les procédures assortis de délais, car toutes les parties doivent savoir clairement quand un courrier a été distribué.
Par rapport à la voie postale classique, l’envoi électronique marque également des points.
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Distribution plus rapide: les examinateurs peuvent distribuer les courriers aux destinataires directement après une décision. Cela permet de gagner du temps et de raccourcir les temps de retours.
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Plus de flexibilité: les destinataires peuvent consulter leurs courriers à tout moment et en tout lieu. Ils sont ainsi plus rapidement fixés sur les demandes ainsi que sur le début ou l’expiration des délais.
- Archivage simple: l’IPI distribue les courriers sous forme de PDF consultable dans un format adapté à l’archivage à long terme, ce qui permet de supprimer une étape supplémentaire de préparation pour l’archivage.
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Moins de travail: les procédures sont plus rapides et plus directes avec les requérants. En même temps, la distribution électronique allège les processus internes, car l’envoi, la preuve et l’archivage sont étroitement imbriqués.
Numérisation sans compromis
Pour l’IPI, la distribution électronique de courriers dans le domaine des marques est une étape importante qui s’inscrit parfaitement dans l’évolution vers l’administration numérique. Elle réunit des exigences centrales en matière de processus administratifs numériques: protection sans compromis des contenus, conformité légale totale, praticabilité élevée et facilité d’utilisation.
