Le courrier professionnel entre analogique et numérique
De nombreuses entreprises utilisent aujourd'hui différents canaux de communication en parallèle : courrier classique, e-mail et différentes solutions de portail. Cela entraîne des ruptures de médias et augmente la charge administrative. Parallèlement, les exigences en matière de sécurité et de traçabilité augmentent. Avec la lettre numérique, une solution qui relie les deux mondes - numérique et physique - voit le jour.
Ce que permet ePost
Avec ePost, vous pouvez envoyer votre courrier professionnel sous forme numérique.
Vous envoyez votre courrier professionnel sous forme numérique - et vos destinataires le reçoivent automatiquement sous forme numérique ou sous forme de lettre.
La Poste se charge de la distribution et décide automatiquement du canal à utiliser. Pour vous, cela signifie un processus d'envoi uniforme, indépendamment de la manière dont vos destinataires sont joignables.
Comment se lancer avec succès
L'accès à ePost est volontairement simple et peut se faire par étapes.
Démarrer directement - sans intégration (SmartSend)
De nombreuses entreprises commencent par la solution web SmartSend. Cela vous permet de télécharger et d'envoyer directement vos documents - sans installation ni connexion :
- Enregistrer l'entreprise
- Vérifier l'adresse
- Télécharger le document et l'envoyer.
Les premiers envois peuvent ainsi être rapidement envoyés par voie numérique - directement via le navigateur.
Intégration dans les systèmes existants (oneAPI)
Pour les entreprises ayant des volumes d'envoi plus importants, il est possible d'intégrer ePost directement dans des systèmes existants tels que ERP ou CRM - via oneAPI.
Les processus d'envoi peuvent ainsi être automatisés :
- Envoyer des documents directement depuis des systèmes spécialisés
- Contrôler l'envoi de manière centralisée
- Suivre l'état de la distribution
| SmartSend | oneAPI | |
| À qui convient-il ? | PME qui souhaitent démarrer rapidement | Entreprises avec un volume d'envoi plus élevé |
| Démarrage | Directement via le navigateur | Intégration dans les systèmes existants |
| Effort technique | Aucun | Selon le système |
| Utilisation typique | Envoi individuel, petites quantités | Envoi automatisé en masse |
| Exemples | Factures, lettres, invitations | Cycles de paie, lettres en série, processus système |
| Avantage | Prêt à démarrer immédiatement | Entièrement automatisé |
| Accès | Découvrir SmartSend | Découvrir oneAPI |
Domaines d'application typiques
L'entrée se fait souvent par des processus standard existants :
- Factures
- Fiches de paie
- Contrats
- Communication avec les clients
La numérisation peut ainsi se faire progressivement, sans modifier fondamentalement les processus existants.
Ce qui change au quotidien
Avec ePost, le travail manuel lié à l'envoi est réduit :
- pas d'impression ni de mise sous pli
- pas de processus d'envoi physique
- moins de ruptures de médias
En même temps, la distribution reste flexible : les destinataires reçoivent les envois sous forme numérique ou continuent à les recevoir sous forme de lettre - en fonction de leur disponibilité.
Avantages pour les entreprises
- Processus d'envoi simple
Un envoi numérique remplace plusieurs étapes individuelles. - Accessibilité de tous les destinataires
Distribution automatique sous forme numérique ou physique - Réduction de la charge de travail
Moins d'activités manuelles dans le processus d'envoi - Livraison sûre et traçable
Les envois sont protégés et documentés. - Efficacité des coûts
Les livraisons numériques réduisent les frais d'impression et d'expédition.
Comment fonctionne l'expédition
Le processus reste clair :
- Créer un document
- Envoi numérique
- La distribution se fait automatiquement
La Poste se charge en arrière-plan de la suite du traitement - y compris l'impression et l'envoi, si nécessaire.
Questions fréquentes
-
Faut-il adapter les systèmes existants ?
Non. Il est possible de commencer sans intégration. -
Que se passe-t-il si les destinataires ne sont pas joignables numériquement ?
Dans ce cas, l'envoi se fait automatiquement sous forme de lettre physique. -
L'envoi est-il juridiquement sûr ?
Oui. Les envois numériques sont protégés et documentés de manière compréhensible.
Conclusion
La lettre numérique élargit les possibilités de la communication commerciale et associe la distribution numérique et physique dans un processus uniforme. Les entreprises peuvent organiser leur entrée en matière de manière flexible et numériser progressivement les processus d'envoi existants.
