Geschäftspost zwischen analog und digital
Viele Unternehmen nutzen heute parallel verschiedene Kommunikationskanäle: klassische Briefpost, E-Mail und unterschiedliche Portallösungen. Das führt zu Medienbrüchen und erhöht den administrativen Aufwand. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Mit dem Digitalen Brief entsteht eine Lösung, die beide Welten verbindet – digital und physisch.
Was ePost ermöglicht
Mit ePost können Sie Ihre Geschäftspost digital versenden. Sie senden Ihre Geschäftspost digital – und Ihre Empfänger erhalten sie automatisch digital oder als Brief.
Die Post übernimmt die Zustellung und entscheidet automatisch, welcher Kanal verwendet wird. Für Sie bedeutet das: ein einheitlicher Versandprozess, unabhängig davon, wie Ihre Empfänger erreichbar sind.
So gelingt der Einstieg
Der Einstieg in ePost ist bewusst einfach gehalten und kann schrittweise erfolgen.
Direkt starten – ohne Integration (SmartSend)
Viele Unternehmen beginnen mit der Weblösung SmartSend. Damit können Sie Ihre Dokumente direkt hochladen und versenden – ohne Installation oder Anbindung:
- Unternehmen registrieren
- Adresse verifizieren
- Dokument hochladen und versenden
So lassen sich erste Sendungen schnell digital verschicken – direkt über den Browser.
Integration in bestehende Systeme (oneAPI)
Für Unternehmen mit höherem Versandvolumen besteht die Möglichkeit, ePost direkt in bestehende Systeme wie ERP oder CRM zu integrieren – über die oneAPI.
Damit können Versandprozesse automatisiert werden:
- Dokumente direkt aus Fachsystemen versenden
- Versand zentral steuern
- Zustellstatus nachvollziehen
| SmartSend | oneAPI | |
| Für wen geeignet? | KMU, die schnell starten möchten | Unternehmen mit höherem Versandvolumen |
| Einstieg | Direkt über den Browser | Integration in bestehende Systeme |
| Technischer Aufwand | keiner | je nach System |
| Typische Nutzung | Einzelversand, kleinere Mengen | automatisierter Massenversand |
| Beispiele | Rechnungen, Briefe, Einladungen | Lohnläufe, Serienbriefe, Systemprozesse |
| Vorteil | sofort startklar | vollständig automatisiert |
| Zugang | SmartSend entdecken | oneAPI entdecken |
Typische Einsatzbereiche
Der Einstieg erfolgt häufig über bestehende Standardprozesse:
- Rechnungen
- Lohnabrechnungen
- Verträge
- Kundenkommunikation
So kann die Digitalisierung schrittweise erfolgen, ohne bestehende Abläufe grundlegend zu verändern.
Was sich im Alltag verändert
Mit ePost reduziert sich der manuelle Aufwand rund um den Versand:
- kein Drucken und Kuvertieren
- kein physischer Versandprozess
- weniger Medienbrüche
Gleichzeitig bleibt die Zustellung flexibel: Empfänger erhalten Sendungen digital oder weiterhin als Brief – je nach Verfügbarkeit.
Vorteile für Unternehmen
- Einfacher Versandprozess
Ein digitaler Versand ersetzt mehrere Einzelschritte - Erreichbarkeit aller Empfänger
Automatische Zustellung digital oder physisch - Reduzierter Aufwand
Weniger manuelle Tätigkeiten im Versandprozess - Sichere und nachvollziehbare Zustellung
Sendungen sind geschützt und dokumentiert - Kosteneffizienz
Digitale Zustellungen reduzieren Druck- und Versandaufwand
Wie der Versand funktioniert
Der Ablauf bleibt übersichtlich:
- Dokument erstellen
- Digital versenden
- Zustellung erfolgt automatisch
Die Post übernimmt im Hintergrund die weitere Verarbeitung – einschliesslich Druck und Versand, falls erforderlich.
Häufige Fragen
-
Müssen bestehende Systeme angepasst werden?
Nein. Ein Einstieg ist auch ohne Integration möglich. -
Was passiert, wenn Empfänger nicht digital erreichbar sind?
In diesem Fall erfolgt die Zustellung automatisch als physischer Brief. -
Ist der Versand rechtssicher?
Ja. Digitale Sendungen sind geschützt und nachvollziehbar dokumentiert.
Fazit
Der Digitale Brief erweitert die Möglichkeiten der Geschäftskommunikation und verbindet digitale und physische Zustellung in einem einheitlichen Prozess. Unternehmen können den Einstieg flexibel gestalten und bestehende Versandprozesse schrittweise digitalisieren.
