Wie proarbeit mit einer KI-Assistentin in CASEnet Zeit für die Fallarbeit gewinnt Mehr Zeit für Menschen statt für Administration

Digitalisierung ist bei proarbeit längst Alltag. Seit mehreren Jahren laufen die meisten Arbeitsschritte im Bereich der Arbeitsintegration über CASEnet: vom Erfassen der Personendaten über den E-Mail-Versand bis zum Berichtswesen. Die Abläufe sind effizient, entsprechend hoch ist die Anzahl der betreuten Mandanten.

Daneben setzt proarbeit auf UUNIK. UUNIK umfasst unter anderem eine mit CASEnet verknüpfte digitale Plattform sowie Kurse und Workshops vor Ort. Auf der Plattform arbeiten Mandantinnen und Mandanten selbständig und steuern dadurch ihren eigenen Prozess aktiv mit.

Trotzdem blieb ein Muster bestehen, das sich nicht wegrationalisieren liess. Journaleinträge, umfangreiche Berichte und E-Mails kosteten viel Zeit. Zeit, die man lieber dem Kerngeschäft widmen möchte: der Betreuung von Menschen.

Diese Beobachtung führte zu einer konkreten Frage: Wie lässt sich diese Zeit zurückgewinnen, ohne die Qualität der Arbeit zu gefährden?

Vom ersten Prototyp zur echten Unterstützung

Die ersten Versionen von Momo zeigten Potenzial, stiessen jedoch rasch an technische Grenzen. In engem Austausch entwickelte sich die Lösung weiter. Anforderungen entstanden direkt aus dem Arbeitsalltag von proarbeit und wurden nach der Umsetzung unmittelbar getestet. Aus diesem Zusammenspiel von Entwicklung und Praxis entstand eine Lösung, die den tatsächlichen Anforderungen entsprach.

Die Ideen dazu kamen von proarbeit selbst. Die technische Umsetzung übernahmen Marc Fritsche von der Fritsche Engineering AG sowie die Diartis Solutions AG.

Der Durchbruch

Der entscheidende Durchbruch gelang mit einer konsequenten Neuausrichtung der Lösung. Statt einzelner Funktionen wurde Momo tief in CASEnet integriert. Mitarbeitende nutzen die KI direkt dort, wo ihre Daten bereits vorhanden sind, ohne zusätzliche externe Werkzeuge. Zudem kann Momo vorhandene Informationen kontextbezogen verknüpfen.

Bei der Entwicklung wurde dem Datenschutz besondere Aufmerksamkeit geschenkt. Momo arbeitet ausschliesslich innerhalb des bestehenden CASEnet-Systems, wodurch die geltenden Datenschutzanforderungen konsequent eingehalten werden.

Unterstützte Anwendungsfälle

• Berichte automatisiert erstellen
• Journaleinträge verfassen
• E-Mails formulieren
• Wissen bereitstellen

Der Durchbruch zeigte sich nicht nur in der Zeitersparnis, sondern auch im Alltag. Mitarbeitende entdeckten zunehmend neue Einsatzmöglichkeiten, entwickelten eigene Prompts und integrierten die KI aktiv in ihre Arbeitsweise. Momo gilt heute als unterstützendes Werkzeug: Sie fördert Qualität und Effizienz und schafft mehr Raum für fachliche Verantwortung und persönlichen Austausch.