Comment proarbeit gagne du temps dans la gestion des cas grâce à un assistant IA intégré à CASEnet Du temps en plus pour l’humain plutôt que pour l’administration

Le numérique fait depuis longtemps partie du quotidien chez proarbeit. Depuis plusieurs années, la plupart des processus de travail dans le domaine de l’insertion professionnelle passent par CASEnet: de la saisie des données personnelles à l’envoi d’e-mails en passant par la rédaction de rapports. Les processus sont efficaces, ce qui se traduit par un nombre élevé de mandants pris en charge. 

Par ailleurs, proarbeit mise sur UUNIK. UUNIK comprend notamment une plateforme numérique reliée à CASEnet ainsi que des cours et des ateliers sur place. Sur la plateforme, les mandantes et les mandants travaillent de manière autonome et participent ainsi activement à la gestion de leur propre processus. 

Malgré tout, il subsistait un aspect qu’il était impossible d’éliminer par la rationalisation. Les entrées du journal, les rapports détaillés et les e-mails prenaient beaucoup de temps – du temps que l’on préférerait consacrer à son cœur de métier, à savoir la prise en charge des personnes. 

Cette observation a conduit à une question concrète: comment récupérer ce temps sans nuire à la qualité du travail.

Du premier prototype au véritable soutien

Les premières versions de Momo étaient prometteuses, mais ont rapidement atteint leurs limites techniques. C’est grâce à une étroite collaboration que la solution a continué à évoluer. Les exigences découlaient directement du quotidien de proarbeit et ont été testées immédiatement après leur mise en œuvre. L’interaction entre développement et pratique a donné naissance à une solution qui répondait aux exigences réelles.

Les idées sont venues de proarbeit même. La mise en œuvre technique a été assurée par Marc Fritsche de Fritsche Engineering AG et par Diartis Solutions AG. 

L’avancée

L’avancée décisive est venue d’une réorientation systématique de la solution. Au lieu d’assurer des fonctions isolées, l’IA Momo a été intégrée en profondeur à CASEnet. Les collaboratrices et les collaborateurs utilisent l’IA directement là où leurs données sont déjà disponibles, sans outils externes supplémentaires. En outre, Momo est capable de relier entre elles les informations disponibles en fonction du contexte.

Lors du développement, une attention particulière a été accordée à la protection des données. Momo fonctionne exclusivement au sein du système CASEnet existant, ce qui garantit le respect systématique des exigences en vigueur en matière de protection des données. 

Cas d’application pris en charge

• Établir des rapports de manière automatisée
• Saisir les entrées du journal
• Formuler des e-mails
• Mettre à disposition des connaissances

Cette avancée s’est traduite non seulement par un gain de temps, mais aussi par un changement dans le quotidien. Le personnel a découvert de plus en plus de nouvelles possibilités d’utilisation, développé ses propres prompts et intégré activement l’IA dans son travail. L’IA Momo est aujourd’hui considérée comme un outil qui aide les collaboratrices et les collaborateurs: elle favorise la qualité et l’efficacité et laisse davantage de place à la responsabilité professionnelle et aux échanges personnels.