Digitalisierung für Gemeinden jeder Grösse Effiziente Verwaltung durch integrierte Lösungen

Viele Gemeinden sehen sich mit einer ähnlichen Ausgangslage konfrontiert: Bestehende Softwarelösungen werden nicht mehr weiterentwickelt oder entsprechen nicht mehr den heutigen Anforderungen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an digitale Services und effiziente Prozesse. Im konkreten Fall der Gemeinde Agarn sowie weiterer Gemeinden in der Region entstand daraus die Notwendigkeit, eine neue, zukunftsfähige Lösung zu evaluieren.

Dabei stand die Gemeinde vor zentralen Herausforderungen:

• Ablösung veralteter Systeme und Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit

• Harmonisierung von Prozessen über mehrere Gemeinden hinweg

• Einführung moderner, digitaler Arbeitsmethoden (z. B. papierloses Arbeiten, Homeoffice)

• Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs ohne grosse Produktivitätseinbussen

Es zeigte sich schnell, dass Digitalisierung nicht nur ein IT-Projekt ist, sondern eine organisatorische Transformation, welche Prozesse, Zusammenarbeit und Kultur betrifft. 

Die beteiligten Gemeinden entschieden sich für die integrierte Lösung von Swiss Post Digital Government, um ihre Verwaltungsprozesse ganzheitlich zu digitalisieren.

Ausschlaggebend für diesen Entscheid waren insbesondere:

• die Zukunftsfähigkeit und kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung

• die hohe Benutzerfreundlichkeit im Verwaltungsalltag

• positive Erfahrungen anderer Gemeinden mit der Einführung

Ein konkretes Beispiel für die schnelle Wirksamkeit ist die Einführung digitaler Workflows (bspw. im Kreditorenprozess) wodurch manuelle und papierbasierte Abläufe deutlich reduziert werden konnten.

Die Umsetzung erfolgte strukturiert:

• umfassende Datenmigration mit minimalem manuellen Aufwand

• praxisnahe Schulungen direkt auf den realen Daten der Gemeinde
• schrittweise Einführung mit Parallelbetrieb zur Absicherung

Swiss Post Digital Government begleitet Gemeinden dabei nicht nur technologisch, sondern auch methodisch von der Evaluation bis zur erfolgreichen Einführung.